Хорошее планирование и организация работы – это навык каждого успешного человека
Хотите быстро определить уровень своих навыков планирования и организации работы? Тогда посмотрите на свой рабочий стол и ответьте на один простой вопрос: «Что за человек может здесь работать?» И, если хватит честности, задайте себе второй: «А если я был начальником, захотел бы я давать повышение человеку, ко торый работает в такой обстановке?»
Сегодня мы поговорим о 5 важнейших навыках успешных и высоко организованных людей, которые вы можете развить у себя, если, конечно, хотите быть еще более эффективными и успешными.
[Некоторые части материала взяты из семинара “Искусство управления: эффективные инструменты достижения результатов” http://seminar2014.tracyacademy.com/]
НАВЫК №1. Отправная точка высокой эффективности – качество, которое называется аккуратностью. Сделайте аккуратность своей привычкой. Еще до начала работы нужно подготовить рабочее место, чтобы перед вашими глазами была лишь одна задача. Заранее организовывая свое рабочее время и свою работу, вы существенно повышаете и продуктивность, и результативность, и эффективность. Кстати, аккуратность помогает повысить и самооценку и испытать гордость за себя. Как думаете, готовы ли вы уже сегодня взять за правило заканчивать свой день с чистым рабочим столом? Когда мы ввели это простое правило в своей компании, изменения были просто поразительными!
НАВЫК №2 – способность завершать начатое. Начиная задачу, завершайте ее и убирайте все, что связано с этой задачей. Каждый раз, когда вы начинаете и завершаете начатое, вы повышаете уверенность в себе, самооценку, вы чувствуете себя победителем. Развитию способности завершать начатое способствует, например, привычка работать с каждым документом или входящим e-mail только однажды.
ВАЖНОЕ ПРАВИЛО. Перестаньте брать бумаги и документы и потом возвращаться к ним снова и снова, потому что в этом случае вы тратите гораздо больше времени, чем нужно. Та задача, на решение которой требовалось 5 минут при немедленном ее завершении (посмотрели документ, приняли решение по нему и отложили), занимает в 5 раз больше времени, если снова и снова возвращаться к ней.
Задайте себе вопрос: “А вы готовы работать в режиме аврала и выполнять краткосрочные задачи в тот момент, когда они возникают, чтобы скорее вернуться к своей основной деятельности?”
Если Ваш ответ “нет”, то следуйте описанному правилу каждый день.
НАВЫК №3 – привычка готовить все необходимое перед началом работы. Подготовьте свой рабочий стол и соберите всю информацию, все материалы, чтоб все было перед глазами и не приходилось постоянно отвлекаться, вставать и что-то искать. Я хотел бы, чтоб вы рассматривали себя как профессионала, который собирает все свои инструменты перед началом работы.
Задайте себе ТРАНСФОРМАЦИОННЫЕ вопросы и запишите ответы!
Как вы думаете, существует ли прямая зависимость между тем, что вы делаете, тем, сколько вам платят, и тем, как вы себя ощущаете?
Как, по вашему мнению, к работе готовятся профессионалы высокого уровня к которому вы стремитесь?
НАВЫК №4. У всех самых успешных топ-менеджеров, у всех самых продуктивных людей есть список ежедневных дел – это дорожная карта, которой они следуют от начала до конца рабочего дня. Я рекомендую составлять такой список в конце предыдущего дня. Это должно быть последним действием перед тем, как вы выключаете свет и ложитесь спать – но ваше подсознание продолжает работать! Следующим утром вы пересматриваете список, расставляете приоритеты и начинаете работать по самым важным направлениям. Кстати, небольшой секрет: если возникает новый вопрос (звонок, электронная почта, новое задание) – внесите его в список перед тем, как начнете работу над ним.
НАВЫК №5. Быть успешным, как вы понимаете, невозможно без знания самого себя и своих особенностей. Для обеспечения максимальной продуктивности понаблюдайте за собой – в какие периоды вы полны сил, идей и желания выполнить работу. Для большинства это утро – вот когда вы должны работать креативно и напряженно, заниматься сложными делами. Лучшее время для встреч – это когда доступны ваши клиенты и ваш начальник. Ваша задача – предпринять все усилия, чтобы скоординировать лучшее время для самостоятельной работы и лучшее время для встреч. Если вы проводите важные встречи утром, то звоните самым важным партнерам утром, когда у вас больше всего энергии.
И еще один СЕКРЕТ эффективного планирования – правило дополнительных 30 %, то есть, на выполнение любой задачи отводите на 30 % больше времени, чем, по вашему мнению, необходимо. Мы часто склонны переоценивать свои силы, поэтому иногда оказываемся под ворохом проблем. Умные люди всегда задают какие-то временные «окна», назначают дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств, они встраивают дополнительное время в свои рабочие процессы, чтобы, если что-то пойдет не так или возникнет непредвиденная ситуация, не пришлось испытывать раздражение и переживать из-за отклонения от графика.
Самые продуктивные люди работают постоянно и эффективно, потому, что не паникуют и не испытывают сильного напряжения. Наверное, самая большая выгода от планирования – это то, что оно снижает стресс и повышает качество вашей работы.
Теперь выполните следующие упражнение из моего семинара Искусство управления (http://seminar2014.tracyacademy.com/), запишите ответы в Ваш ежедневник и перечитывайте их в течение одной недели:
1. Какими тремя способами я могу заранее подготовить рабочее место?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
2. Какие три периода в течение дня с точки зрения эффективной работы можно считать
наилучшими для меня и других людей?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
3. Какие три выгоды я получу вместе с улучшения моей организованности?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
4. Какие три стороны моей самоорганизации и личной эффективности можно считать самыми сильными?
__________________________________
__________________________________
__________________________________
5. Какое одно действие я предприму прямо сейчас по результатам этой сессии?
__________________________________
Планирование деятельности — навык вашей эффективности
«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон
Время лишь совершенствует нас..
Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.
Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.
Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.
Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности. С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности. Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю». Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.
Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.
Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!
Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.
Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.
Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.
Разберем конкретные методы планирования.
Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.
Методы и способы планирования.
- Планирование для начинающих
Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок. - Улучшение условий планирования
Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.
Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову. Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.
Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:
- Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
- Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
- Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.
Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.
Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование».
Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его».
После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.
Развиваем навыки успешного планирования
Начнем с примера. Новый день руководитель компании встречает с надеждой успеть сделать все запланированное на сегодня, а если получится, то хорошо еще бы пару встреч в расписание втиснуть и позвонить важному партнеру, с которым давно собирался поговорить, да все никак не получалось. С таким оптимистичным настроем руководитель/топ-менеджер отправляется на работу. Он приходит в офис, погружается в дела и вскоре ловит себя на мысли, что сделать все задуманное сегодня будет весьма проблематично. Возникают срочные вопросы, требующие немедленных решений, и план меняется до неузнаваемости. Снежный ком дел превращается в лавину, времени катастрофически не хватает, и под конец рабочего дня руководитель, недовольный собой, переносит все, что не успел сделать сегодня, на завтра.
Бытует мнение, что если план не выполняется на сто процентов, то мы работаем неэффективно. Это один из весьма распространенных мифов о планировании, и, конечно же, он, как и все мифы, не претендует на достоверность. Прежде всего, нужно понять, что план — это не догма, а постоянно изменяющийся управленческий инструмент. Согласитесь, при резкой смене погоды, мы тоже порой испытываем отрицательные эмоции: то слишком жарко, то осень с дождями и ветром пришла не вовремя, то снег растаял раньше, чем нужно… Но погода все равно будет меняться — независимо от нашего настроения. И надо воспринимать это как данность. Так и с планированием. Чем спокойнее мы будем реагировать на необходимость постоянной корректировки планов и скорее признаем аксиомой то, что план в процессе исполнения меняется всегда, тем успешнее сможем его реализовать.
Классифицируйте все дела, которыми занимаетесь
Есть много способов эффективного планирования, о них написаны книги, статьи, по ним разработаны специализированные тренинги и семинары. Всему этому можно и нужно учиться. Известны также разные типы планирования, среди которых наиболее распространенные — стратегическое, тактическое и оперативное или текущее. Мы остановимся только на нескольких моментах оперативного планирования, заслуживающих отдельного внимания. Потому что именно ежедневные нагрузки и перегрузки в расписании руководителя вызывают наибольшее напряжение. Как этого избежать? Рассмотрим несколько классификаций, которые помогут руководителю более осознанно и четко осуществлять ежедневное планирование.
Один из способов планирования — по времени рабочего дня:
- утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);
- день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);
- вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).
То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.
Следующий способ — по видам деятельности:
- письма;
- работа с документами;
- совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);
- совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).
Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.
Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:
- финансы;
- сбыт;
- производство;
- маркетинг;
- управление персоналом и т.д.
Перечень составляется в соответствии с видом бизнеса компании. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть. Что даст такое планирование? Во-первых, все предстоящие дела (проведение встреч и участие в них, составление и анализ документов) можно четко соотнести с областью управления и конкретными людьми, которые этими делами занимаются и отвечают за их выполнение. А это, в свою очередь, позволяет ставить задачи своим подчиненным — (скажем, подготовить необходимую информацию для встречи). Во-вторых, по истечении месяца можно будет, например, проанализировать, какой области уделяется достаточно внимания, а какой — меньше, и узнать причины. И, наконец, такой анализ позволит в будущем более равномерно и целенаправленно планировать свою работу.
С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса:
- инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);
- планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);
- исполнение (дела, которые реализуются сейчас);
- анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);
- контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);
- завершение (дела, которые нужно закончить).
Теперь надо выбрать две классификации, наиболее для вас удобные и понятные, которые смогут стать для вас наиболее эффективными инструментами планирования рабочего дня.
Для примера рассмотрим сортирование дел по областям менеджмента и по стадиям процесса.
Составляем таблицу (см. ниже). В первую колонку вписываем стадии процесса, в первую строку — области менеджмента. В ячейках на пересечении располагаем предстоящие дела. Удобно также применять различные маркеры, отмечая мероприятия определенными буквами и цветами. Можно обозначать буквами желательное время дня: У — утро, Д — день, В – вечер. Можно разным цветом выделить приоритетность (красный — очень важно, желтый — важно, зеленый — менее важно).
Важно заполнять такую матрицу постепенно в течение дня, по мере возникновения задач. В готовом виде матрицу дел можно передать своему помощнику для внесения корректировок в расписание на следующий день или делать это самостоятельно. Таким образом, вместо хаотичного списка дел у вас получится структурированная таблица, удобная и наглядная. Останется только соотнести их с определенными днями и часами.
Возможно, вы выберете для себя два других вида классификации, более подходящих именно вам. В любом случае, планирование сразу в двух плоскостях дает гораздо больший эффект, чем составление обычного длинного списка дел, которые с трудом можно втиснуть в рабочие часы.
Совершенствуйте и развивайте навыки планирования
Не секрет, что для успешного планирования требуются определенные навыки. Это сосредоточение на главном, выстраивание логических цепочек, расстановка приоритетов гибкость мышления, работа с большим объемом информации, системное видение целостной картины и т.д. Если в течение дня в расписании происходят изменения, пригодится умение быстро и легко переключаться с одной темы на другую, подчас никак не связанную с предыдущей. В малых и средних компаниях можно наблюдать такую картину. Руководитель работает с документами, сосредоточив все свое внимание на отчете, содержащем важные финансовые показатели за определенный период. И вдруг в кабинет заходит, например, начальник отдела и, как в известной отечественной комедии, воздев руки к небу, взывает: «Шеф! Все пропало!». После чего, с трудом сдерживая волнение, говорит о том, что работа на грани провала, что изменить что-либо практически невозможно и что вся надежда на руководителя. Приходится за несколько секунд переключиться с отчета на отдел, проанализировать ситуацию и быстро принять эффективное управленческое решение.
Можно ли развивать в себе навыки текущего планирования, которые помогут справляться с непредвиденными изменениями планов? Приведем ряд простых упражнений, цель которых — научиться эффективно планировать и ориентироваться в процессе выполнения намеченных на день дел. Каждое из них занимает по времени несколько минут (можно выполнять их, например, в перерывах между сложными заданиями), и при более-менее регулярной тренировке вы сможете значительно повыситьсвою эффективность в сфере планирования задач.
Упражнение «Мишень». Это упражнение развивает способность концентрировать внимание на одном важном деле. На листе бумаги нарисуйте большую мишень — как в тире. Расположите дела предстоящего дня в произвольном порядке в кругах мишени, оставив точку в центре свободной. Более отдаленные по времени дела можно расположить на листе вне области мишени. Чем больше разных дел и мероприятий вы вспомните, тем лучше. Теперь смотрите в центр мишени и сосредоточьте внимание на каком-то одном деле. Удерживайте внимание на нем одну минуту. Затем переведите взгляд на другие записи, имеющиеся на листе, как будто вы наблюдаете со стороны, дав себе тем самым небольшой отдых. Снова смотрите в центр мишени, сконцентрировавшись на каком-то другом деле, тоже одну минуту. Таким образом, чередуя концентрацию внимания на одном с просмотром многих других дел, можно хорошо натренироваться в умении выделять главное и отбрасывать второстепенное, что позволит при планировании быстрее определять первостепенные и наиболее важные задачи.
Упражнение «Переключение телевизора». Эту простую и хорошо всем знакомую процедуру в психологическом контексте называют «синдромом кнопки». Мысленно представьте себе, что у вас в руках пульт от телевизора. Попробуйте «переключать» мысли с одной темы на другую — при каждом нажатии на кнопку воображаемого пульта. Выбирайте тот темп переключения, который вам удобен. Вначале можно это делать медленно, потом постепенно ускорять. Как вариант — можно чередовать длительность обдумывания дел. Главное — чтобы «кнопка на пульте» означала для Вас сигнал к переключению с темы на тему. Таким образом вы научитесь быстро переводить внимание с одного вопроса на другой, не застревая в одной теме надолго.
Упражнение «Свяжи слова». Творческие задания требуют от исполнителя гибкости мышления. Привычка мыслить стандартно — не лучший помощник для выработки оптимального решения и едва ли поможет добиться желаемых результатов. Креатив и спонтанность — столь же значимые составляющие эффективного мыслительного процесса, как логичность, и системность. Развивать такие навыки можно с помощью игры. Задание следующее: в паре слов, совершенно не связанных между собой, нужно найти нечто общее. Вначале можно составить список из пар слов (5–6 пар), затем, поочередно в каждой стараться находить общее. Например, «крокодил» и «линейка». Что между ними общего? Как вариант, — то, что они оба могут быть зеленого цвета. Такая тренировка развивает гибкость мышления и помогает успешно находить оптимальные варианты решения задач за минимальное время.
Упражнение «Дерево». Часто для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно спланировать все дела по принципу важности или фундаментальности: основательные, на базе которых выполняются все остальные, и небольшие, но тоже необходимые. Нарисуйте на листе бумаги дерево — от корней до листьев. И распределите задачи следующим образом: корни — базовые, основные приоритетные дела; ствол — стратегические направления развития; ветви — мероприятия по областям менеджмента или отдельным направления бизнеса; листья — конкретные задачи.
Получив наглядное изображение информации, приступайте к дальнейшей работе — вносите уточнения, отбирайте персонал для работы по отдельным направлениям, для выполнения конкретных заданий и т.д.
Планируйте ежедневно, постоянно, развивайте свои навыки, совершенствуйте умения, изобретайте новые методы и способы. Пусть процесс планирования станет для вас позитивным и креативным занятием. Успехов вам в планировании и в бизнесе!
Эффективное планирование
Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной цели. У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же — вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?
Важность планирования
Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:
- Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
- Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
- Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
- Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
- Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
- Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
- Достигать баланса в жизни.
Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.
Как планировать свое время
Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.
Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:
Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.
Определите доступное время
Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами — вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.
Распланируйте основные действия
Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.
Определите дела с высоким приоритетом
Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.
Например, ваш главный приоритет — изучить английский язык за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.
Планируйте время для непредвиденных обстоятельств
Типичная ошибка новичков в планировании — думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.
Распланируйте дискреционное время
Дискреционное время — это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.
Анализируйте свою деятельность
При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании — они внимательно изучают самих себя, свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.
Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по тайм-менеджменту. В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.
Эффективное планирование деятельности: ваш навык успешного человека
9 самых эффективных навыков успешных людей
Изучая жизненный путь успешных людей, легко сделать выводы, что судьба каждого из них складывалась по-разному. Некоторые с детства хотели достичь успеха в выбранной профессии, другие мечтали прийти к финансовому благополучию или же совершить открытия в определённой сфере.
Тем не менее у людей, занявших определённое место в обществе, есть и нечто общее. Изучая характер и личность состоявшегося человека, можно выявить ряд общих навыков, которые помогают таким людям добиться своего.
Умение планировать время
Тщательное распределение ресурсов — один из компонентов успеха как для бизнеса, так и для любой другой сферы деятельности. Чем старше человек становится, тем больше осознает ценность каждой минуты и даже секунды. Бездарно проведённое время — по сути воровство у себя.
Правильное планирование также облегчает взаимодействие с другими людьми. Никто не любит вечно опаздывающих людей и тех, кто не выполняет обязательства и не справляется в срок с поставленной задачей. Пунктуальность – черта, неразрывно связанная со способностью правильно распоряжаться временем.
Делегирование полномочий
Состоявшийся человек оставляет в прошлом принцип «хочешь, чтобы получилось хорошо – сделай сам». Самостоятельно невозможно объять широкий круг задач, если речь идёт о сложном проекте или работе крупной компании. Ориентированному на карьеру человеку стоит научиться делегировать часть полномочий подчинённым или коллегам.
Некоторым людям кажется, что чем больше они на себя возьмут, тем больше покажут свои способности и вклад в общее дело. На самом деле часто окружающие и начальство оценивают не действия конкретного человека, а успех начинания в целом и эффективность исполнения задач.
Общительность
Большинство видов занятости предполагает взаимодействие с другими людьми. Иногда этого взаимодействия больше, иногда меньше, но значимость коммуникативных навыков остаётся неизменной. Приятный в общении человек доносит до собеседников свои идеи, договаривается о сотрудничестве или же получает полезную информацию, которая пригодится в будущем.
Не стоит думать, что некое искусственное обаяние стоит включать только перед начальством или партнёрами, от которых что-то зависит в этот период времени. Вежливым и общительным людям легче живется, если они здороваются с охранником у входа и поздравляют с Днём рождения секретаря начальника. После такого взаимодействия человек нередко получает некоторые бонусы, но гораздо важнее создаваемая вокруг аура коммуникабельного и успешного человека.
Способность управлять личными финансами
Некоторые успешные люди в юности успели пожить бедно. В интервью можно прочитать рассказы бизнесменов и чиновников о дешёвой еде и о маленькой квартире. В то же время не стоит забывать, что желание заработать деньги подтолкнуло таких людей к изменениям в жизни. Но даже на начальном этапе карьеры важно уметь распоряжаться деньгами.
Этому навыку нетрудно обучиться. Главный принцип управления личными финансами – построить бюджет так, чтобы средств хватало от зарплаты до зарплаты и ещё удавалось отложить некоторую сумму. Накопленное можно пустить на крупные траты, в том числе на дополнительное образование. Чтобы инвестировать в себя, сначала нужно собрать то, что можно инвестировать.
Определение целей и умение их достигать
Некоторые люди на протяжении своей жизни плывут по течению, позволяя обстоятельствам вмешиваться в свои карьерные планы и личную жизнь. Иная точка зрения формируется у успешного человека.
Наличие конкретных целей заставляет мотивировать себя, а также составить план действий для решения конкретных задач. Напористость и твёрдый характер помогают добиваться желаемого несмотря ни на что.
Полезно ставить перед собой амбициозные цели. Человек способен мобилизовать все свои силы, даже если планы на первый взгляд кажутся нереальными.
Цели не обязательно структурировать в виде плана, сохранённого на компьютере или написанного от руки. Достаточно того, что эти цели есть в голове успешного человека.
Расстановка приоритетов
Многим знакомо чувство паники в ситуациях, когда со всех сторон со скоростью света появляется куча проблем, и каждая из них требует немедленного участия.
Ценный навык успешного человека – умение управлять людьми и задачами. Специалист обычно обладает нужной квалификацией для выделения того, что требует внимания в первую очередь, а что надо отложить на несколько минут, часов или даже дней.
Также важно выделять приоритеты в работе подразделения, отдела и компании.
Сформулировать жизненные приоритеты настолько же ценно, как и рабочие. Отсутствие беспорядка в личной жизни влияет на карьеру исключительно благоприятно.
Позитивное мышление
Конечно, есть примеры успешных людей, которые отличаются мрачным характером. Но позитивный человек добивается своего гораздо легче, чем личность противоположного склада.
Весёлый и доброжелательный контрагент более приятен в общении, он проще договаривается с людьми о получении необходимого или же узнаёт информацию, которая в будущем используется. Позитивный человек часто получает поблажки или одолжения от окружающих, а это повышает личную и карьерную состоятельность.
Но главное – позитивный взгляд на мир позволяет не унывать и прикладывать все усилия для решения поставленных задач.
Навыки самопрезентации
Каждый год наука открывает новые факты о человеке и его характеристиках, но люди продолжают судить себе подобных по первому впечатлению. Уже потом представляется шанс изучить личные качества человека.
Необходимый навык карьериста – правильный внешний вид и умение рассказать о себе и своих проектах или конкретных задачах. Во внешнем виде важно всё: сочетание галстука с рубашкой, костюма с обувью, причёски с типом лица.
Видя стильно одетого и опрятного человека, люди делают вывод, что стандарты во внешнем виде также распространяются на всё, что делает этот человек. Не менее важна и правильная, складная речь.
Способность анализировать
Даже гуманитарии при желании учатся обрабатывать массивы информации и делать выводы на основе изученного. Людям с математическим складом ума анализ даётся легче, но остальные также не должны забывать об этом навыке.
Анализировать стоит всё: собственные ошибки и поражения, действия, слова и проекты других людей, материалы в СМИ и в профильной литературе. Анализирующий человек – осведомлённый человек. Также это тот, у кого есть инструменты для дальнейшего правильного планирования.
Обладание этими девятью навыками повышает шансы на успех.
На первый взгляд кажется, что некоторые из этих особенностей – врождённые. Но в действительности человек способен научиться практически всему.
Поэтому возьмите нашу статью на вооружение и постарайтесь развить в себе максимальное количество навыков, которые позволят вам стать успешным человеком.
Эффективное планирование деятельности: ваш навык успешного человека
1. Soft Skills. Сейчас о прокачке soft skills (гибкие навыки, не связанные с профессиональной деятельностью, но необходимые для успешной работы — РБК) не говорит только ленивый. Никто не спорит, что в современном мире надо уметь презентовать идеи, владеть ораторским искусством, уметь общаться, обладать хорошим эмоциональным интеллектом, искать и фильтровать информацию в интернете. Однако, кажется, что, говоря об их важности, мы слегка перегибаем палку.
У меня как у работодателя создается ощущение, что многие люди сейчас считают soft skills чуть ли не единственно важными навыками, часто забывая, что это всегда надстройка над фундаментальными знаниями. И все чаще мы сталкиваемся с подменой понятий и снижением общего уровня профессиональной компетентности: красивые презентации, «дорожные карты», дизайн-мышление, бесконечные чек-листы вытесняют фундаментальные знания, здравый смысл и системное мышление, позволяющие создавать действительно классный товар или услугу. Такую ситуацию можно увидеть и на высшем уровне: на месте руководителей часто видишь лишь «эффективных менеджеров», которые не способны к системному мышлению — впрочем, с soft skills у них все в порядке.
2. Системное мышление. Это очень важная вещь, и, к сожалению, весьма редкая. Системное мышление — это связка между всеми навыками и дисциплинами. Активно про него стали говорить еще в 1960-е годы, когда исследователи стали изучать сложные системы, в том числе социальные. Системно мыслящий человек понимает, что существуют разные виды обратных связей, что любая сложная система меняется тяжело, что сложную систему, как правило, нельзя описать одной моделью. Это, в свою очередь, должно застраховать от упрощенческого подхода и, например, от попыток все измерять деньгами или парой KPI. Также важно помнить, что любой рост (усиливающая обратная связь) рано или поздно заканчивается, и чтобы его перезапустить, нужно убрать ограничения (уравновешивающая обратная связь).
Человек, мыслящий системно, не будет кидаться от одного модного управленческого инструмента к другому. Системное мышление позволяет осознать, что перемены даются нелегко. Все это происходит долго и требует замены очень многих узлов, деталей и процедур: законов, отношений людей к законам, культуры поведения и так далее. Не всегда даже замена высшего руководителя, при прочих равных, что-то способна изменить: негативная культура в компании может быть такой мощной, что «съест» любого реформатора.
3. Самообразование. Изучение чего-то нового должно стать естественным процессом и войти в привычку. Хочется верить, что думающие люди читают не потому, что хотят найти лишь рецепт того, как быстро заработать миллионы. Никакая книга сама по себе не гарантирует успеха. Именно активное желание читать много и на разные темы, расширять свою картину мира — это и есть признак современного образованного человека. Чтение — самый надежный способ получить знания, чтобы сделать мир вокруг себя лучше: на уровне отдельной семьи, офиса и своей работы, а то и целой страны. Многие успешные лидеры известны в том числе и тем, что много читают и составляют списки книг, которые рекомендуют прочитать другим.
Кроме того, никакой искусственный интеллект не заменит способности человеческого мозга быстро и креативно решать проблемы. Именно начитанность создает ту интеллектуальную базу, которое ваше подсознание и будет анализировать, чтобы, возможно, выдать какую-то креативную идею. Если в голове пусто, никакой интернет не поможет в творчестве.
4. Профессиональное общение и критическое мышление. В современную эпоху цифровизации мы разучились общаться. Призываю пользоваться любой возможностью — разговаривать, перенимать опыт у профессионалов своего дела. Правда, с развитием Instagram, YouTube и прочих площадок приходится учиться отличать профессионала от того, кто таковым лишь хочет казаться.
Современное общество падко на пиар и красивую картинку, на внешний лоск, на лайки, рекомендации, сертификаты и прочие косвенные ярлыки. В соцсетях огромное число людей, которые, похоже, неплохо зарабатывают, но, что они в действительности умеют делать, понять невозможно. Надо стараться выбираться из этого мощного тренда виртуального поклонения красивым образам и выстраивать личное общение с теми немногими, кто реально разбирается в теме. Пусть они и не настолько популярны.
Загрузка...