25 работающих техник тайм-менеджмента
Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.
Расстановка приоритетов
1. Анализ ABC
Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:
А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.
В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.
С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.
Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:
- составить список всех будущих задач;
- разделить их по важности и установить очерёдность;
- оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
2. Матрица Эйзенхауэра.
Задачи разделяются на группы по срочности и важности:
А – Срочное и важное дело
В – Не срочное, но важнее дело
С – Срочное, но не важное дело
D – Не срочное и не важное дело
В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.
3. Метод Парето
Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Читайте также
Планирование
4. Список всех дел
Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.
5. Учет биологических ритмов
При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.
6. Ведите ежедневники
Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.
7. Правильные инструменты
Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.
8. Техника «Хронометраж»
Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:
- определить, на что тратится ваше время;
- выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
- выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0
Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.
10 часов до сна: нет кофеину.
3 часа до сна: нет еде и алкоголю.
2 часа до сна: нет работе.
1 час до сна: нет электронным гаджетам.
0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.
10. Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.
Организация работы и отдыха
11. Техника помидора
Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.
Читайте также
12. Съесть лягушку
Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.
13. Метод салями
Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.
14. Делегирование
Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.
15. Соблюдайте этапность дел
Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.
16. Хотя бы 10 минут
Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.
17. «Найденное время»
Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.
18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать
Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.
19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки
Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.
21. Установите дедлайны для всего
Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.
Читайте также
22. Погружение в работу
Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.
23. Говорите “нет”
«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.
24. Боритесь с «тиранией срочного»
«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.
25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.
Тайм-менеджмент для руководителей
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Методы тайм менеджмента. Техники управления времени
Методы тайм менеджмента кратко – это технологии по организации личного, профессионального, социального времени, а в результате — повышенная эффективность труда.
Время — это ценный ресурс из всех существующих. Его невозможно вернуть обратно.
В тайм менеджменте разработана техника, связанная с управлением временем.
Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели, постоянно изучают и применяют методы на практике, не жалея время и усилий.
Методы тайм менеджмента кратко
Эффективный и доходчивый тайм менеджмент позволит осмысливать ваши решения, поступки на целесообразность, а так же увеличить саморазвитие до совершенствования.
Вам будет интересно знать «как можно достичь эффективности в работе».
Для этого в тайм менеджменте существуют 2 способа, за счет:
- Экономия запланированного времени. Решаете проблему, уменьшая временной интервал.
- Правильное планирование дел. При этом сокращаются объем и число задач.
Но прежде сделайте диагностику себе. Возможно, у вас есть барьеры, и они мешают использовать личное время с большей отдачей.
К барьерам можно отнести:
- перфекционизм – затрудняет в назначенный срок выполнить задачу.
Поясню. Разработчики проекта постоянно стремятся к совершенству, забывая об окончании проекта. И неудовлетворенность от полученных результатов является причиной без эффектного использования времени.
В рамках современного тайм-менеджмента: постоянный пефрекционизм- это большое зло.
- прокрастинация – это откладывание проблем на потом, на «завтра». Стив Джобс (амер. изобретатель, дизайнер) очень точно сказал, что: «тот субъект, который оттягивает выполнение дел на завтра, он нездоровый, неудачный, несчастный и бедный человек».
Кроме 2-х перечисленных барьеров, возможно, вам не хватает знания по управлению своим временем. Отсутствуют нужные инструменты тайм менеджмента или жизненные ресурсы.
В любом человеческом организме заложены отрицательные эмоции, которые отнимают время: это стресс, тревога и чувства разбитости. Они не дают возможность активно управлять личным временем. Преодолейте все препятствия, обучайтесь методами, и радость к вам вернется.
Моя целевая задача – предоставить методы тайм менеджмента кратко и доходчиво, чтобы вы овладели навыками и применяли в жизни.
Техники тайм менеджмента метод Парето
Время, как нам кажется, безграничное и вечное. Но это не так. У каждого человека есть отведенное время жизни, то есть существуют границы. По истечению суток ваши дела упаковываются в емкость. Чем больше дел, тем солиднее ваша емкость.
Можно заполнять ее никчемными делами, или целевыми задачами, от которых получите достойный результат и вы прославитесь.
Экономное и продуктивное использование временного ресурса позволит вам оценить свою работу.
Эффективные техники тайм менеджмента помогут управлять качественно рабочим планом, и планировать отдых:
- Применение креативности. Подход к делу творчески позволяют внедрять уникальные и интересные идеи. Способствует сэкономить рабочее время и повысить продуктивность.
- Работа на компьютере. Навыки работы на современном компьютере заключаются в целенаправленном использовании программ и сервисов. Грамотная работа сэкономит время, жизненную энергию, направит усилия для выполнения ваших действий.
- Мышление. Моментальное мышление позволит оценивать сложившуюся ситуацию критически, уменьшая время на размышление, а затрачивая в основном – на выполнение рабочей задачи.
- Переговорный процесс. Приобретенный навык при переговорах значительно ускорит процесс, и поможет достичь скорейшего соглашения с положительным результатом. Освободит часть времени для решения более важных рабочих проблем.
- Делегирование дел. Если у вас появилась возможность, то перепоручите работу одному из ваших сотрудников, друзей. Такой вариант облегчит в работе и сэкономит ваше время. А вы сконцентрируйтесь над другой задачей.
- Эмоциональная выдержка. При негативных эмоциях человек становится непродуктивным, соответственно, теряется временной ресурс. Научитесь правильно управлять своим эмоциональным интеллектом. После чего повысится производительность и трудовой результат.
- Ускоренное чтение. Быстрое чтение резко увеличит поток получаемой и усвояемой информации в короткий срок.
- Прогресс многозадачности. Научитесь группировать небольшие аналогичные планы и задачи воедино. Не объединяйте крупные дела, на разработку которых потребуется продолжительное время и внимание.
Метод Парето тайм менеджмент, где увидишь такое сочетание цифр: 20/80. Что обозначает по принципу Парето: достаточно 20% средств и усилий, чтобы достичь 80 % хороших результатов.
Этот метод сформировал экономист из Италии в 1897 году, его звали Вильфредо Парето.
Методы управления временем тайм менеджмент
Чтобы овладеть знаниями и руководить своим временем, необходимо преодолеть основные ступени тайм менеджмента:
Ступень 1. Составляйте план действий.
Повышенная результативность принесет пользу, как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.
Вам достаточно составить план дел на день, неделю. Четкое планирование поможет продуктивно и более плодотворно справиться с любой работой.
Неважно чем вы занимаетесь: работаете в офисе; учитесь, а вечерами подрабатывайте.
И даже, если у вас есть должностная инструкция и ваши действия четко регламентированы.
Успешные и деловые люди постоянно планируют рабочие трудовые дни и личную жизнь.
В тайм менеджменте есть важные аксиомы, которые необходимо запомнить:
- Письменно записывайте цели. Не изложенная цель на бумаге, обозначает, что она не существует.
- План каждого дня. Список дел выстраивайте заранее, тогда от ваших действий производительность увеличится на 25 %, несмотря от вида деятельности.
- Огромные дела дробите на небольшие подзадачи. Крупный и продуманный проект легче решить, если он будет выполняться последовательно по запланированному плану. А каждая подзадача решается в срок.
Дайте себе установку, составлять перечень дел на завтрашний рабочий день. Желательно вечером, за час до сна. Тогда весь день будет расписан подробно, чем заниматься с утра, днем и в конце смены.
Но иногда могут возникнуть непредсказуемые ситуации. Поэтому, отложите на непредвиденный момент небольшой временной резерв.
Поймите, что затратив всего 10 минут на составления перечня дел. Вам окупится всё со временем: целесообразное внедрение плановой политики в жизнь, докажут ваши результаты.
Ступень 2. Формируйте определённую задачу и планируемый результат.
Грамотная целеполагания возможно только при стратегическом и успешном планировании. Ваша задача четко определиться с основной целью и умело разделять ее на важные и определённые подзадачи.
«Декомпозиция цели» именуется этот навык в теории тайм менеджмента. На практике такое понятие является основным способом, то есть переход от большого, общего к мелкому, частному.
Пример.
Директор фирмы хотел бы услышать предложения от маркетологов, «как поднять текущие продажи на 25 % в каждом торговом зале».
И получил такой ответ. Один предложил провести рекламную акцию в интернете. Второй рекомендовал поменять ценообразование на товары.
Метод тайм менеджмента и целеполагании, в основе которых лежит принцип SMART.
Выбранная цель, задача должна быть:
Решающим критерием производительности локальной цели — это ее конкретность.
Залог успеха в продвижении к объемной цели — это последовательное выполнение небольших, но конкретных подзадач, что значительно ускорит время ее достижения.
Имея перечень подзадач и общее направление к цели, является важным секретом управлением временем.
По такому принципу работают бизнесмены, пишут свои произведения писатели: сперва план, а затем по пунктам его осуществляют.
Ступень 3. Зафиксируйте план ваших действий.
Если применить на практике «Диаграмму Ганта», то мы отчётливо и чётко сможем проследить за выполнением и продвижением задачи к конкретной цели. В диаграмме отражается продолжительность по времени, срок и очередность выполнения.
Пример.
Вы имеете земельный участок, существует план грядок. В зимний период вы на листе бумаги, планируйте на какой грядке что посадить, чтобы культуры не повторялись в течение 3-х лет.
В диаграмме отражаете день посадки для каждой культуры в отдельности.
Затем вы планируйте время: полива, отработки от вредителей, прополки, сбор урожая.
Но кроме этого у вас имеется план благоустройства участка и посадки новых деревьев или кустарников, удаления зарослей.
Более мелкие дела можно объединить в одно дело, а большие дела можно разделить на несколько последовательно выполняемые задачи.
Наглядное и постоянное отражение выполненных задач позволит внедрить другого сотрудника на любом этапе выполнения объемной работы для ускорения и продвижения к плановой цели.
Ступень 4. Приоритетность дел.
Задача каждого дня это выявление главного приоритетного дела в самом начале. А затем последовательное выполнение текущих запланированных задач наступившего дня.
- Вопрос, что вы сначала сделаете: польете грядку с клубникой, или ее соберете. Ответ: сначала клубнику собрать, а затем грядку полить. Ваша ягода останется сухой и дольше сохранится.
- Что лучше купить подарок сыну ко дню рождения, который будет через день. Или купить впрок гостинцы и сюрпризы к Новому году, который будет через 3 месяца.
• Для ежедневного планирования существует простейший способ АБВГД.
На первом месте стоит буква «А», значит и дела самые важные. Под буквой «Б» дела второй степени важности. Под следующей буквой «В» — дела стоящие на третьем месте – средней важности и т. д.
Без сомнения, что дела, стоящие в списке под буквой «А» нужно осуществлять в первую очередь. Но список дел большой, с чего начать.
Если прислушаться к рекомендациям Брайана Трейси, оратора по тайм-менеджменту, который советует «с утра съедать хотя бы по одной лягушки на завтрак». Б. Трейси под словом «лягушка» обозначил дело, которое неприятно выполнимое, или довольно сложное, требующее множество усилий для его завершения.
Если вы, преодолев свою лень, страх перед сложнейшей задачей, все же выполните неприятное дело, то эффективность следующих дел резко увеличится. Возрастет самооценка, почувствуете себя героем дня.
Вы забудете, как раньше переносили трудные дела на завтра, или послеобеденное время. А тяжесть от невыполненного неприятного дела тяготила вас, и портило настроение.
• Первоочередные дела и приоритетность Дуйат Эйзенхауэр четко разделил их на 4-е вида.
Разработанная «Матрица Эйзенхауэра», помогала ему на посту президента США, политического и военного деятеля.
Кратко опишу 4-е вида текущих дел:
- дела сверх серьёзные, сверх срочные;
- дела обязательные, но не горят по срокам;
- дела горят по срокам, но не обязательные;
- дела не горят, не обязательные.
Ступень 5. Главное на первом месте.
Сосредотачиваться на главном и не переключаться на другие дела – это и есть практическая и важнейшая техника в тайм-менеджменте.
Рациональное применение своего времени позволит преобразить вашу жизнь и добиться определённых достижений при помощи методов и управления ресурсами времени.
Делегирование дел является одним из самых существенных методов высвобождения времени и классическая составляющая тайм менеджмента.
Делегировать, значит перепоручить трудоемкую или неприятную работу другому человеку. Возможно, потребуются финансовые затраты.
С помощью других работников:
- Вскопать участок земли;
- Оштукатурить стены и выложить плитку в ванне;
- Заказать пиццу на дом.
Запомните. Чем выше вы оцениваете свое личное время, тем чаще вы можете делегировать второстепенные дела.
Едете в метро, в электричке: читайте, случайте аудиокниги, изучайте иностранные языки. Это тоже является навыком в тайм менеджменте по развитию личной эффективности.
- Учитесь говорить слово «нет». Это также техника тайма для экономии времени.
Не отказывайте всем подряд. Просчитайте, что получите взамен от общения с конкретным человеком: энергетическую подпитку или потеря вашего временного ресурса.
Если ваша соседка постоянно говорит одно и то же. Избегайте от ее общения. А также время провождение в соцсетях, у экрана телевизора.
Помните, что маленький неплановый перерыв может грозить невыполнением плановых обязательств текущего дня.
Ступень 6. Анализ прошедшего периода.
По правилам тайм менеджмента необходимо проводить анализ дел за прошедший период. Для этого оглянитесь назад и сделайте справедливые выводы ошибок, допущенные при потере своего личного времени.
- Анализируйте то состояние, в котором осуществилась интенсивная потеря временного ресурса. Принимайте конкретные меры и устраняйте их.
- Постоянно осматривайтесь, в нужном ли направлении вы движетесь, и с какой скоростью.
- Если ваша интуиция подсказывает, что вы лишились над собой контроля или слишком глубоко увлеклись над решением задачи. Найдите мужество, остановитесь, сделайте перерыв. Попробуйте свои дела направить в нужное русло.
- Вы можете создать свою фишку: личные правила по управлению временем. Чтобы ваша жизнь была неподражаемой.
Ступень 7. Плановый отдых.
Включайте обязательно в свою жизнь время на отдых. Для управления временем и распределением трудовых нагрузок необходим соответствующий отдых. Он является важным элементом постоянного успеха.
Для каждого человека отдых может быть разный.
Одному достаточно встреча с другом/подругой. Другому — рукоделие. Третьи предпочитают ловлю рыбы или выезд на шашлыки.
Возьмите за правило: восстановить силы это ваша обязательная программа, бизнес — задача накануне трудовой недели.
Не экономьте время на сон, на общение с родственниками – это так же основные аспекты целенаправленного тайм-менеджмента, как постановка и проектирование глобальных задач.
Перечень неуказанных методов управления временем
Насчитывается множество техник «как правильно управлять личным временным ресурсом».
«Принцип 20 80 Парето», «Съешь лягушку» и «Метод АБВГД» Б. Трейси, «Матрица Эйзенхауэра»- ранее описанные методы.
• В 25-ти пятилетнем возрасте Бенджамин (жил с 1706 по 1790) разработал свою «Пирамиду Франклина», в которой составил плановые цели до конца своей жизни. Ежедневно выполнял его.
• Mind maps (карта ума) или интелект- карты.
Разработал Тони Бьюзена. Его метод позволит эффективно и творчески мыслить и обрабатывать полученную информацию. Применять можно при презентации, мозговом штурме, принятии правильных решений, самоанализе, планировании проектов.
С помощью часов фиксируется точное рабочее время на изготовления детали на станке, проведение совещания, операции.
Современный тайм- менеджер действует под кратким изречением : «Меньше работай, больше успевай!».
История об управлении временем
Из записей очевидцев существовал примитивный перечень тайм методов планирования рабочего времени при помощи записок на память и перечень дел.
Ранее появились перекидные календари на весь год для конторских работников. На каждом листочке записывались разные дела: встречи, переговоры. Такими календарями пользовались почти целое столетие. Но постепенно стали появляться ежедневники, еженедельники, телефонные книжки.
На смену пришли органайзеры. В их состав входили: календарь, ручка, блокнот или книга контактов. Все упаковывалось в кожаный футляр на кнопке или замке.
В 1975 г. был изобретен прославленный «тайм менеджер». Им пользовались только успешные люди. Они тратили много средств на обучение, осваивая основы по управлению временных ресурсов.
В настоящее время появились электронные инструменты для плановой организации своим временем: различные программы для компьютера, смартфоны и т. д.
К новоизобретённым методам планирования временем можно отнести:
- Trello— для ведения дел с малым составом работников, и позволит работать продуктивно и тесно. С помощью досок, списков и карт, есть возможность организовать все задачи и расставить очередность приоритетных дел в гибкой форме.
- Evernote— электронный блокнот. В нем создаются и хранятся различные записи, аудиофайлы.
- Wunderlist, поможет компоновать необходимые задачи. Например, вы запланировали отпуск, или управляете сразу несколькими делами, проектами. А может просто, желаете рассказать о приобретении своих покупок с другом / подругой.
Методы управления временем тайм менеджмент, помогут больше успеть сделать дел, за короткий промежуток времени, приукрасят вашу жизнь.
И только в том случае, если будет ежедневное планирование дел, приоритетная расстановка задач, выполнение работы по списку, самомотивация.
Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?
Содержание статьи:
В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.
Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.
Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.
История возникновения тайм-менеджмента
Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.
С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.
В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.
Цель и задачи тайм-менеджмента
Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:
- расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
- ранжирование целей по степени важности;
- распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
- построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
- построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
- повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
- поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.
Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.
Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.
Принципы тайм-менеджмента
Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:
Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.
- Определение сложности выполнения задач
При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.
После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;
- Разделение сложных процессов на простые
Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;
- Поиск скрытых резервов времени
Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.
Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.
Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;
Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).
Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.
Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).
Правила тайм-менеджмента
Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:
- используйте различные средства и методики планирования своего времени;
- сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
- не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
- не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
- не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
- учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
- определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
- находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.
Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.
Методы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:
- Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.
- Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
- Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
- Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
- Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.
Недостатки тайм-менеджмента
Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:
- Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
- Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
- Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
Методы тайм менеджмента. Техники управления времени
Методы тайм менеджмента кратко – это технологии по организации личного, профессионального, социального времени, а в результате — повышенная эффективность труда.
Время — это ценный ресурс из всех существующих. Его невозможно вернуть обратно.
В тайм менеджменте разработана техника, связанная с управлением временем.
Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели, постоянно изучают и применяют методы на практике, не жалея время и усилий.
Методы тайм менеджмента кратко
Эффективный и доходчивый тайм менеджмент позволит осмысливать ваши решения, поступки на целесообразность, а так же увеличить саморазвитие до совершенствования.
Вам будет интересно знать «как можно достичь эффективности в работе».
Для этого в тайм менеджменте существуют 2 способа, за счет:
- Экономия запланированного времени. Решаете проблему, уменьшая временной интервал.
- Правильное планирование дел. При этом сокращаются объем и число задач.
Но прежде сделайте диагностику себе. Возможно, у вас есть барьеры, и они мешают использовать личное время с большей отдачей.
К барьерам можно отнести:
- перфекционизм – затрудняет в назначенный срок выполнить задачу.
Поясню. Разработчики проекта постоянно стремятся к совершенству, забывая об окончании проекта. И неудовлетворенность от полученных результатов является причиной без эффектного использования времени.
В рамках современного тайм-менеджмента: постоянный пефрекционизм- это большое зло.
- прокрастинация – это откладывание проблем на потом, на «завтра». Стив Джобс (амер. изобретатель, дизайнер) очень точно сказал, что: «тот субъект, который оттягивает выполнение дел на завтра, он нездоровый, неудачный, несчастный и бедный человек».
Кроме 2-х перечисленных барьеров, возможно, вам не хватает знания по управлению своим временем. Отсутствуют нужные инструменты тайм менеджмента или жизненные ресурсы.
В любом человеческом организме заложены отрицательные эмоции, которые отнимают время: это стресс, тревога и чувства разбитости. Они не дают возможность активно управлять личным временем. Преодолейте все препятствия, обучайтесь методами, и радость к вам вернется.
Моя целевая задача – предоставить методы тайм менеджмента кратко и доходчиво, чтобы вы овладели навыками и применяли в жизни.
Техники тайм менеджмента метод Парето
Время, как нам кажется, безграничное и вечное. Но это не так. У каждого человека есть отведенное время жизни, то есть существуют границы. По истечению суток ваши дела упаковываются в емкость. Чем больше дел, тем солиднее ваша емкость.
Можно заполнять ее никчемными делами, или целевыми задачами, от которых получите достойный результат и вы прославитесь.
Экономное и продуктивное использование временного ресурса позволит вам оценить свою работу.
Эффективные техники тайм менеджмента помогут управлять качественно рабочим планом, и планировать отдых:
- Применение креативности. Подход к делу творчески позволяют внедрять уникальные и интересные идеи. Способствует сэкономить рабочее время и повысить продуктивность.
- Работа на компьютере. Навыки работы на современном компьютере заключаются в целенаправленном использовании программ и сервисов. Грамотная работа сэкономит время, жизненную энергию, направит усилия для выполнения ваших действий.
- Мышление. Моментальное мышление позволит оценивать сложившуюся ситуацию критически, уменьшая время на размышление, а затрачивая в основном – на выполнение рабочей задачи.
- Переговорный процесс. Приобретенный навык при переговорах значительно ускорит процесс, и поможет достичь скорейшего соглашения с положительным результатом. Освободит часть времени для решения более важных рабочих проблем.
- Делегирование дел. Если у вас появилась возможность, то перепоручите работу одному из ваших сотрудников, друзей. Такой вариант облегчит в работе и сэкономит ваше время. А вы сконцентрируйтесь над другой задачей.
- Эмоциональная выдержка. При негативных эмоциях человек становится непродуктивным, соответственно, теряется временной ресурс. Научитесь правильно управлять своим эмоциональным интеллектом. После чего повысится производительность и трудовой результат.
- Ускоренное чтение. Быстрое чтение резко увеличит поток получаемой и усвояемой информации в короткий срок.
- Прогресс многозадачности. Научитесь группировать небольшие аналогичные планы и задачи воедино. Не объединяйте крупные дела, на разработку которых потребуется продолжительное время и внимание.
Метод Парето тайм менеджмент, где увидишь такое сочетание цифр: 20/80. Что обозначает по принципу Парето: достаточно 20% средств и усилий, чтобы достичь 80 % хороших результатов.
Этот метод сформировал экономист из Италии в 1897 году, его звали Вильфредо Парето.
Методы управления временем тайм менеджмент
Чтобы овладеть знаниями и руководить своим временем, необходимо преодолеть основные ступени тайм менеджмента:
Ступень 1. Составляйте план действий.
Повышенная результативность принесет пользу, как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.
Вам достаточно составить план дел на день, неделю. Четкое планирование поможет продуктивно и более плодотворно справиться с любой работой.
Неважно чем вы занимаетесь: работаете в офисе; учитесь, а вечерами подрабатывайте.
И даже, если у вас есть должностная инструкция и ваши действия четко регламентированы.
Успешные и деловые люди постоянно планируют рабочие трудовые дни и личную жизнь.
В тайм менеджменте есть важные аксиомы, которые необходимо запомнить:
- Письменно записывайте цели. Не изложенная цель на бумаге, обозначает, что она не существует.
- План каждого дня. Список дел выстраивайте заранее, тогда от ваших действий производительность увеличится на 25 %, несмотря от вида деятельности.
- Огромные дела дробите на небольшие подзадачи. Крупный и продуманный проект легче решить, если он будет выполняться последовательно по запланированному плану. А каждая подзадача решается в срок.
Дайте себе установку, составлять перечень дел на завтрашний рабочий день. Желательно вечером, за час до сна. Тогда весь день будет расписан подробно, чем заниматься с утра, днем и в конце смены.
Но иногда могут возникнуть непредсказуемые ситуации. Поэтому, отложите на непредвиденный момент небольшой временной резерв.
Поймите, что затратив всего 10 минут на составления перечня дел. Вам окупится всё со временем: целесообразное внедрение плановой политики в жизнь, докажут ваши результаты.
Ступень 2. Формируйте определённую задачу и планируемый результат.
Грамотная целеполагания возможно только при стратегическом и успешном планировании. Ваша задача четко определиться с основной целью и умело разделять ее на важные и определённые подзадачи.
«Декомпозиция цели» именуется этот навык в теории тайм менеджмента. На практике такое понятие является основным способом, то есть переход от большого, общего к мелкому, частному.
Пример.
Директор фирмы хотел бы услышать предложения от маркетологов, «как поднять текущие продажи на 25 % в каждом торговом зале».
И получил такой ответ. Один предложил провести рекламную акцию в интернете. Второй рекомендовал поменять ценообразование на товары.
Метод тайм менеджмента и целеполагании, в основе которых лежит принцип SMART.
Выбранная цель, задача должна быть:
Решающим критерием производительности локальной цели — это ее конкретность.
Залог успеха в продвижении к объемной цели — это последовательное выполнение небольших, но конкретных подзадач, что значительно ускорит время ее достижения.
Имея перечень подзадач и общее направление к цели, является важным секретом управлением временем.
По такому принципу работают бизнесмены, пишут свои произведения писатели: сперва план, а затем по пунктам его осуществляют.
Ступень 3. Зафиксируйте план ваших действий.
Если применить на практике «Диаграмму Ганта», то мы отчётливо и чётко сможем проследить за выполнением и продвижением задачи к конкретной цели. В диаграмме отражается продолжительность по времени, срок и очередность выполнения.
Пример.
Вы имеете земельный участок, существует план грядок. В зимний период вы на листе бумаги, планируйте на какой грядке что посадить, чтобы культуры не повторялись в течение 3-х лет.
В диаграмме отражаете день посадки для каждой культуры в отдельности.
Затем вы планируйте время: полива, отработки от вредителей, прополки, сбор урожая.
Но кроме этого у вас имеется план благоустройства участка и посадки новых деревьев или кустарников, удаления зарослей.
Более мелкие дела можно объединить в одно дело, а большие дела можно разделить на несколько последовательно выполняемые задачи.
Наглядное и постоянное отражение выполненных задач позволит внедрить другого сотрудника на любом этапе выполнения объемной работы для ускорения и продвижения к плановой цели.
Ступень 4. Приоритетность дел.
Задача каждого дня это выявление главного приоритетного дела в самом начале. А затем последовательное выполнение текущих запланированных задач наступившего дня.
- Вопрос, что вы сначала сделаете: польете грядку с клубникой, или ее соберете. Ответ: сначала клубнику собрать, а затем грядку полить. Ваша ягода останется сухой и дольше сохранится.
- Что лучше купить подарок сыну ко дню рождения, который будет через день. Или купить впрок гостинцы и сюрпризы к Новому году, который будет через 3 месяца.
• Для ежедневного планирования существует простейший способ АБВГД.
На первом месте стоит буква «А», значит и дела самые важные. Под буквой «Б» дела второй степени важности. Под следующей буквой «В» — дела стоящие на третьем месте – средней важности и т. д.
Без сомнения, что дела, стоящие в списке под буквой «А» нужно осуществлять в первую очередь. Но список дел большой, с чего начать.
Если прислушаться к рекомендациям Брайана Трейси, оратора по тайм-менеджменту, который советует «с утра съедать хотя бы по одной лягушки на завтрак». Б. Трейси под словом «лягушка» обозначил дело, которое неприятно выполнимое, или довольно сложное, требующее множество усилий для его завершения.
Если вы, преодолев свою лень, страх перед сложнейшей задачей, все же выполните неприятное дело, то эффективность следующих дел резко увеличится. Возрастет самооценка, почувствуете себя героем дня.
Вы забудете, как раньше переносили трудные дела на завтра, или послеобеденное время. А тяжесть от невыполненного неприятного дела тяготила вас, и портило настроение.
• Первоочередные дела и приоритетность Дуйат Эйзенхауэр четко разделил их на 4-е вида.
Разработанная «Матрица Эйзенхауэра», помогала ему на посту президента США, политического и военного деятеля.
Кратко опишу 4-е вида текущих дел:
- дела сверх серьёзные, сверх срочные;
- дела обязательные, но не горят по срокам;
- дела горят по срокам, но не обязательные;
- дела не горят, не обязательные.
Ступень 5. Главное на первом месте.
Сосредотачиваться на главном и не переключаться на другие дела – это и есть практическая и важнейшая техника в тайм-менеджменте.
Рациональное применение своего времени позволит преобразить вашу жизнь и добиться определённых достижений при помощи методов и управления ресурсами времени.
Делегирование дел является одним из самых существенных методов высвобождения времени и классическая составляющая тайм менеджмента.
Делегировать, значит перепоручить трудоемкую или неприятную работу другому человеку. Возможно, потребуются финансовые затраты.
С помощью других работников:
- Вскопать участок земли;
- Оштукатурить стены и выложить плитку в ванне;
- Заказать пиццу на дом.
Запомните. Чем выше вы оцениваете свое личное время, тем чаще вы можете делегировать второстепенные дела.
Едете в метро, в электричке: читайте, случайте аудиокниги, изучайте иностранные языки. Это тоже является навыком в тайм менеджменте по развитию личной эффективности.
- Учитесь говорить слово «нет». Это также техника тайма для экономии времени.
Не отказывайте всем подряд. Просчитайте, что получите взамен от общения с конкретным человеком: энергетическую подпитку или потеря вашего временного ресурса.
Если ваша соседка постоянно говорит одно и то же. Избегайте от ее общения. А также время провождение в соцсетях, у экрана телевизора.
Помните, что маленький неплановый перерыв может грозить невыполнением плановых обязательств текущего дня.
Ступень 6. Анализ прошедшего периода.
По правилам тайм менеджмента необходимо проводить анализ дел за прошедший период. Для этого оглянитесь назад и сделайте справедливые выводы ошибок, допущенные при потере своего личного времени.
- Анализируйте то состояние, в котором осуществилась интенсивная потеря временного ресурса. Принимайте конкретные меры и устраняйте их.
- Постоянно осматривайтесь, в нужном ли направлении вы движетесь, и с какой скоростью.
- Если ваша интуиция подсказывает, что вы лишились над собой контроля или слишком глубоко увлеклись над решением задачи. Найдите мужество, остановитесь, сделайте перерыв. Попробуйте свои дела направить в нужное русло.
- Вы можете создать свою фишку: личные правила по управлению временем. Чтобы ваша жизнь была неподражаемой.
Ступень 7. Плановый отдых.
Включайте обязательно в свою жизнь время на отдых. Для управления временем и распределением трудовых нагрузок необходим соответствующий отдых. Он является важным элементом постоянного успеха.
Для каждого человека отдых может быть разный.
Одному достаточно встреча с другом/подругой. Другому — рукоделие. Третьи предпочитают ловлю рыбы или выезд на шашлыки.
Возьмите за правило: восстановить силы это ваша обязательная программа, бизнес — задача накануне трудовой недели.
Не экономьте время на сон, на общение с родственниками – это так же основные аспекты целенаправленного тайм-менеджмента, как постановка и проектирование глобальных задач.
Перечень неуказанных методов управления временем
Насчитывается множество техник «как правильно управлять личным временным ресурсом».
«Принцип 20 80 Парето», «Съешь лягушку» и «Метод АБВГД» Б. Трейси, «Матрица Эйзенхауэра»- ранее описанные методы.
• В 25-ти пятилетнем возрасте Бенджамин (жил с 1706 по 1790) разработал свою «Пирамиду Франклина», в которой составил плановые цели до конца своей жизни. Ежедневно выполнял его.
• Mind maps (карта ума) или интелект- карты.
Разработал Тони Бьюзена. Его метод позволит эффективно и творчески мыслить и обрабатывать полученную информацию. Применять можно при презентации, мозговом штурме, принятии правильных решений, самоанализе, планировании проектов.
С помощью часов фиксируется точное рабочее время на изготовления детали на станке, проведение совещания, операции.
Современный тайм- менеджер действует под кратким изречением : «Меньше работай, больше успевай!».
История об управлении временем
Из записей очевидцев существовал примитивный перечень тайм методов планирования рабочего времени при помощи записок на память и перечень дел.
Ранее появились перекидные календари на весь год для конторских работников. На каждом листочке записывались разные дела: встречи, переговоры. Такими календарями пользовались почти целое столетие. Но постепенно стали появляться ежедневники, еженедельники, телефонные книжки.
На смену пришли органайзеры. В их состав входили: календарь, ручка, блокнот или книга контактов. Все упаковывалось в кожаный футляр на кнопке или замке.
В 1975 г. был изобретен прославленный «тайм менеджер». Им пользовались только успешные люди. Они тратили много средств на обучение, осваивая основы по управлению временных ресурсов.
В настоящее время появились электронные инструменты для плановой организации своим временем: различные программы для компьютера, смартфоны и т. д.
К новоизобретённым методам планирования временем можно отнести:
- Trello— для ведения дел с малым составом работников, и позволит работать продуктивно и тесно. С помощью досок, списков и карт, есть возможность организовать все задачи и расставить очередность приоритетных дел в гибкой форме.
- Evernote— электронный блокнот. В нем создаются и хранятся различные записи, аудиофайлы.
- Wunderlist, поможет компоновать необходимые задачи. Например, вы запланировали отпуск, или управляете сразу несколькими делами, проектами. А может просто, желаете рассказать о приобретении своих покупок с другом / подругой.
Методы управления временем тайм менеджмент, помогут больше успеть сделать дел, за короткий промежуток времени, приукрасят вашу жизнь.
И только в том случае, если будет ежедневное планирование дел, приоритетная расстановка задач, выполнение работы по списку, самомотивация.
Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем
Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.
Что такое тайм-менеджмент
Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.
Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.
Практики включают обширный спектр действий:
- постановка целей;
- планирование рабочего дня;
- распределение личного времени;
- приоритизация задач;
- управление ресурсами;
- разработка действенных стратегий;
- формирование списков;
- делегирование (перепоручение) задач;
- определение, фиксирование, анализ временных затрат.
На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».
Закон тайм-менеджмента
Преимущества применения тайм-менеджмента
Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:
- развивается в разных сферах деятельности;
- правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
- продуктивно работает в любых ситуациях;
- четко выделяет цели в порядке приоритетности;
- избегает ненужных ошибок;
- не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
- выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
- справляется с делами в минимальные сроки;
- менее других подвержен стресс-факторам;
- поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
- уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.
Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.
Реальные “убийцы” времени
На уроках освещаются следующие темы:
- Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
- Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
- Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
- Системы управления временным ресурсом.
- Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.
Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.
Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:
- прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
- перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.
Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.
Высказывание Сенеки о планировании времени
Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:
- Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
- Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
- Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
- Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
- Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
- Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
- Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
Правила тайм-менеджмента
Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.
Эффективные методы планирования
От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.
Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:
- Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
- Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
- Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
- Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.
Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.
Матрица Эйзенхауэра
ABCDE
Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:
- «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
- «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
- «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
- «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
- «E». Занятия, от которых стоит отказаться.
К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.
SMART
После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.
Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:
- Specific – конкретика.
- Measurable – измеримость.
- Attainable – достижимость.
- Relevant – актуальность (истинность).
- Time-based – временная ограниченность.
Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.
Постановка целей по SMART
Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:
- провести пиар-акции до 31.07;
- пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
- запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.
Получаем четкий план действий.
Принцип Парето
В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.
Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.
Диаграмма Ганта
Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.
Пример диаграммы Ганта
Метод «Помидора»
Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.
Порядок действий в рамках техники «Помидор»:
- Сформулируйте четкое задание.
- Выставьте таймер на 25 минут.
- Не прерывайтесь до звукового оповещения.
- Устройте пятиминутный перерыв.
- Приступайте к очередному раунду.
- После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.
После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.
Метод «Помидора»
Интеллект-карты
Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.
Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.
Пирамида Франклина
Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.
Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:
- Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
- Глобальная цель.
- Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
- Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
- Краткосрочный план на неделю/месяц.
- Ежедневный план.
Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.
Пирамида Франклина
Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:
- концентрируйтесь на первостепенном;
- последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
- отдыхайте, делайте перерывы;
- учитывайте биоритмы;
- фильтруйте входящую информацию;
- оборудуйте комфортное рабочее место;
- ограничивайте перфекционизм;
- мотивируйте себя;
- анализируйте опыт.
Выводы
Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.
Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.
Тайм менеджмент: основы управления временем
Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.
Time management
В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.
История происхождения техники
Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».
Основы time management
Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:
- Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
- Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
- Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.
Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.
Виды тайм-менеджмента
Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.
Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.
Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.
Методы тайм-менеджмента
Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.
Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.
Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.
Когда тайм-менеджмент бесполезен?
Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.
Мотивация
Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.
Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.
Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.
Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.
Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.
Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.
Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Заключение
Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.
Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.
Загрузка...